Der Digital Workplace allein garantiert noch kein effizientes Arbeiten. Was es – unabhängig vom gewählten Tool – braucht, ist eine gemeinsame Arbeitskultur. Wir haben die für uns wichtigsten Grundsätze für eine produktive Zusammenarbeit im Q-Team zusammengefasst.
Die im Guide genannten Praxisbeispiele beziehen sich vorwiegend auf eine Office-365-Arbeitsumgebung. Dies ist nicht als Empfehlung für ein bestimmtes Tool zu verstehen, sondern dient lediglich der Einfachheit. Sämtliche Grundsätze lassen sich aber auf (fast) alle Kollaborationstools anwenden.
1. Zentrale Plattform über individuelle Präferenzen
Wo liegt nochmal was? Und warum? Um plattformübergreifende Suchaktionen zu vermeiden, haben wir MS Teams als zentrale Kollaborationsplattform für Qudits, und damit als „Container” für alles an Dateien, Unterhaltungen, Projekten etc. definiert.
Jeder Verantwortungsbereich – ob Abteilung, Projekt oder Initiative – erhält ein eigenes Team (= Kollektion von Personen und Inhalten). Jedes Team kann in verschiedene Kanäle (= Sektion für Unterhaltungen, Dateien und Tools) unterteilt werden. So lassen sich zum Beispiel für den Kunden „Q-Dits” die einzelnen Projekte in verschiedene Kanäle aufteilen. Inzwischen ist es auch möglich, den Zugriff auf einzelne Kanäle einzuschränken, sodass nur eine bestimmte Personengruppe innerhalb des Teams die Informationen abrufen kann.
Ausserdem können Kanäle mit einer Vielzahl an Features angereichert werden. Wir empfehlen besonders das Tool MS Planner, welches einem Kanal in einem oder bei Bedarf mehreren Tabs hinzugefügt werden kann, um die Tasks des Teams zu organisieren. Alternativ kann Planner auch über den Browser aufgerufen werden und ist in der Lage, automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an einen Mitarbeitenden zu senden, wenn ihm ein neuer Task zugewiesen wurde. Auf diese Weise haben alle Teammitglieder einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und wissen, wer was bis wann zu erledigen hat.
2. Schriftlich über mündlich
Wer hat das nochmal gesagt? Und was war nochmal das Fazit des Meetings? In einer Welt des Remote Works und des digitalen Arbeitsplatzes ist es besonders wichtig, Abmachungen und Ergebnisse zu dokumentieren. Mündliche Absprachen und Ergebnisse von Sitzungen sollen deshalb immer schriftlich, direkt in der Unterhaltung des entsprechenden Kanals festgehalten werden – für alle Beteiligten jederzeit einsehbar.
Dieses Prinzip gilt auch für einen Anruf unter Mitarbeitenden: Wir einigen uns zwar mündlich und kommen zum Entschluss, aber die Abmachung wird anschliessend von einer Person in einem gemeinsamen Channel schriftlich festgehalten.
3. Kanal über Direktnachricht
Ups, wieder in der falschen Inbox gelandet. Kollaboratives Arbeiten bedeutet auch das Teilen von Wissen. Informationen, die für das ganze Team oder für mehrere Personen relevant sind, gehören nicht in die Direktnachrichten, sondern in den entsprechenden Kanal. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Heikle oder rein persönliche Informationen, die keine Relevanz für das ganze Team haben, können in eine Direktnachricht.
4. Fokus über Dauerverfügbarkeit
Immer und überall erreichbar zu sein macht uns nicht zwingend produktiver. Das Ausschalten von Benachrichtigungen und das Setzen von klaren Zeitfenstern für die Bearbeitung von E-Mails und Nachrichten helfen dabei, konzentriert zu arbeiten und in den Flow zu kommen. Dazu gehört auch, den eigenen Status in MS Teams zu setzen, damit Kolleginnen und Kollegen wissen, wann man erreichbar ist und wann man gerade fokussiert arbeitet.
5. Vertrauen über Kontrolle
Wie viel hat das Q-Team heute gearbeitet? Im kollaborativen Arbeitsumfeld spielt Vertrauen eine zentrale Rolle. Anstatt Mitarbeitende zu kontrollieren, setzen wir auf Eigenverantwortung und Selbstorganisation. Das bedeutet: Wir vertrauen darauf, dass jede Person ihren Beitrag zum gemeinsamen Ziel leistet – unabhängig davon, wo und wann sie arbeitet.
Diese fünf Grundsätze sind für uns keine starren Regeln, sondern lebendige Leitlinien, die wir gemeinsam weiterentwickeln. Denn kollaboratives Arbeiten ist ein kontinuierlicher Lernprozess.